Uvodnom sastanku su prisustvovali predstavnici sertifikacionog tela, gospodin Dejan Pešić kao vodeći auditor, gospodin Dejan Trkulja, kao auditor i predstavnici Zavoda, direktor Vladimir Zelenović, dipl.inž.maš., Branka Mitrović pomoćnik direktora za pravne poslove. i predstavnik rukovodstva za kvalitet Ljubica Rozić, dipl.inž.agroek.

Rukovodstvo Zavoda obrazložilo je politiku kvaliteta, strateške ciljeve koje Zavod planira ostvariti u narednom periodu, rezultate preispitivanja sistema menadžmenta kvalitetom kao i usredsređenost na zadovoljene korisnika uslugama Zavoda.
Takođe je izraženo opredeljenje Zavoda za kontinuirano stručno osposobljavanje zaposlenih kao i ulaganje u infrastrukturu i poboljšanje radnih uslova. Iskazano je zadovoljstvo rukovodstva efektima uvedenog elektronskog praćenja procesa i dokumentacije u Zavodu.

Branka Mitrović pomoćnik direktora za pravne poslove izložila je proces ugovaranja poslova kao i planiranje rada Zavoda. Takođe je predočila auditorima način upravljanja pravnom regulativom, u smislu njenog praćenja, ažuriranja i stavljanja na raspolaganje zaposlenima.

Predstavnik rukovodstva za kvalitet, Ljubica Rozić obrazložila je tačke koje se odnose na dokumentaciju sistema upravljanja kvalitetom, predočila prednosti elektronskog upravljanja dokumentacijom sa akcentom na verzioniranje i upravljanje neusaglašenostima. Takođe je obrazložila i način sprovođenja nabavki u Zavodu.

Proces realizacije posla predočila je Dragana Dunčić, dipl.inž.prost. pl. na primeru izrade Prostornog plana područja posebne namene multifinkcionalnog ekološkog koridora Tise, dok je proces realizacije posla po projektnom principu izložila Branislava Toprek, dipl.inž.arh., na primeru izrade Plana generalne regulacije naselja Nova Crnja.

Auditori su u toku provere sistema izrazili veliko zadovoljstvo u smislu efektivnosti sistema upravljanja kvalitetom i pohvale na račun sistema elektronskog upravljanja dokumentacijom i procesima što je u velikoj meri olakšalo i ubrzalo samu proveru.

Na završnom sastanku saopšteni su generalni nalazi provere kada je, na obostrano zadovoljstvo, zaključeno da u toku provere nije utvrđena nijedna neusaglašenost. Auditori su izneli i dve pohvale i to: - Odlično upravljanje dokumentacijom kroz IT portal i
- Veoma dobro uređen proces javnih nabavki. Auditori su takođe dali i dve preporuke za poboljšanje sistema upravljanja kvalitetom.
I ovog puta Zavod je pokazao sposobnost poslovanja i stalnog poboljšanja u skladu sa zahtevima standarda ISO 9001 tako da su auditori, nakon izvršene resertifikacije, dali predlog za izdavanje sertifikata.